Este artigo é inspirado no vídeo acima, onde apresento dicas práticas e experiências pessoais sobre como solicitar tarefas a assistentes virtuais e IA. Já participei da implantação de dezenas de projetos com empresas de vários portes na QWize Inteligência em Tecnologia, então posso dizer que as cinco dicas a seguir nasceram da prática aliada ao estudo constante de tendências e desafios do setor.
Por que pedir tarefas com clareza faz diferença?
Lembro bem do primeiro projeto em que participei envolvendo um assistente virtual. O cliente ficava frustrado: as respostas nunca eram o que ele realmente queria. Só depois reparei que o problema estava no pedido inicial, não na tecnologia.
O grande segredo para obter resultados melhores ao usar assistentes virtuais está em como você formula sua solicitação. A clareza no pedido minimiza ruídos, evita retrabalhos e, principalmente, deixa o assistente – seja humano ou digital – mais próximo do que você precisa.
Dê contexto, detalhe o que espera e sempre esteja aberto ao diálogo.
1. Sempre ofereça contexto no pedido
Pare e pense em quantas vezes você pediu uma tarefa vaga, como: “resuma esse texto para mim”. Agora imagine que seu assistente virtual está começando do zero, sem saber qual o objetivo do resumo, quem é o público, ou onde o conteúdo será utilizado.
- Se você precisa de um roteiro para um vídeo institucional, diga: “Preciso de um roteiro para um vídeo de dois minutos, focado em apresentar a QWize Inteligência em Tecnologia para potenciais clientes do setor automotivo.”
- Se deseja analisar um contrato, acrescente: “Analise este contrato identificando riscos jurídicos considerando as particularidades da legislação brasileira.”
Esse tipo de contexto eleva muito a assertividade das respostas. Eu tive vários resultados negativos quando comecei, e apenas ajustando o contexto mudei completamente a experiência. Acredito que toda empresa sente essa diferença no dia a dia.
2. Encoraje perguntas e revise suas demandas
Uma das experiências que mais marcou minha trajetória foi perceber que muita gente espera passividade dos assistentes virtuais, mas esquece que existe uma via de mão dupla. Eu sempre indico: quando você não souber se explicou algo, peça para o assistente perguntar!
Por exemplo, ao solicitar a criação de um relatório, eu acrescento: “Caso informações estejam faltando, por favor, solicite que eu as detalhe antes de começar.”
Assistentes baseados em IA, como os desenvolvidos aqui na QWize, já contam com fluxos para fazer perguntas quando encontram lacunas. Essa abordagem também transforma o colaborador em um parceiro no processo, não só em um executor de tarefas. Quanto mais você revisa e ajusta sua demanda com base nas dúvidas recebidas, mais alinhados ficarão os resultados finais.
3. Seja específico, detalhando o máximo possível
Aqui entra um ponto fundamental: a especificidade. Sempre em minhas consultorias, lembro que "informação pouca é erro certo". Use detalhes claros: prazos, formatos, referências, restrições e tudo mais que julgar relevante.
- Se o assistente for criar um email, esclareça: “Email para clientes atrasados há 15 dias, usando tom cordial e convidando para regularização sem ameaças legais.”
- Num pedido de levantamento de dados, diga quais colunas, filtros, datas, fontes ou formatos precisa.
- Ao pedir um texto, delimite tamanho, público-alvo, objetivo e canal de publicação.
Quanto mais rico em detalhes for o pedido, menor a chance de respostas fora do esperado.
No artigo sobre a evolução do suporte ao cliente com assistentes virtuais, dou exemplos do impacto positivo que isso gera nas equipes.
4. Use técnicas como 5W2H para estruturar seus pedidos
Quando preciso organizar pedidos complexos, costumo adotar métodos estruturados e recomendo o 5W2H. Esta técnica ajuda a pensar em sete pontos principais:
- What: O que deve ser feito?
- Why: Por que fazer?
- Where: Onde será aplicado?
- When: Quando precisa ser entregue?
- Who: Quem está envolvido?
- How: Como deve ser feito?
- How Much: Qual o custo envolvido?
Ao responder a esses itens, o próprio solicitante já esclarece pontos que, muitas vezes, passariam despercebidos. Em um projeto recente com integração de assistentes virtuais para potencializar sistemas com conversa, percebi que a aplicação do 5W2H reduziu pela metade o retrabalho. Mesmo que pareça excessivo, o esforço inicial vale muito mais que múltiplas correções futuras.
5. Lembre que projetos de IA são construídos em etapas
Os assistentes virtuais e soluções com IA não entregam perfeição logo no primeiro dia. Comento isso sempre nas reuniões: tecnologia poderosa só traz resultados após várias iterações, ajustes e aprendizado de máquina baseado na execução real.
Pegando um exemplo prático da QWize: ao construir um fluxo de análise de contratos, não espero que o modelo de IA acerte 100% já na primeira leva. O que faço é mapear todas as etapas, configurando cada agente para checar pontos de conformidade. Cada agente valida situações específicas, até que o fluxo esteja ajustado e confiável.
Os resultados melhores vêm quando clientes entendem que um projeto bem desenhado evolui durante seu uso. A cada ciclo, os resultados se aproximam mais do ideal, com redução de erros humanos e maior velocidade de entrega. E isso só é possível quando as demandas chegam claras e detalhadas.
Para ver como essas fases acontecem, no artigo sobre tecnologias emergentes em assistentes virtuais discuto essas etapas no detalhe.
Consultoria é apoio, não só entrega
Tenho visto ao longo dos anos que muitas empresas sentem insegurança ao usar novas tecnologias. Quase sempre, o que falta é uma consultoria que ajude a mapear os objetivos e clarificar as expectativas.
Na QWize, nos posicionamos não apenas como fornecedores, mas como parceiros que guiam a empresa em cada etapa, desde a definição do objetivo até a reavaliação das entregas. Isso é citado no texto sobre criação de assistentes virtuais inovadores.
Empresas que investem tempo em definir o que esperam das soluções acabam surpreendidas positivamente com o resultado. E muitas vezes, aquilo que parecia difícil se torna simples quando há acompanhamento adequado.
Resumo prático das 5 dicas
- Ofereça contexto: Diga sempre para que serve, onde, para quem e o resultado esperado.
- Encoraje perguntas: Crie espaço para diálogo, dúvidas e revisão ao longo do processo.
- Seja específico: Detalhe tudo que for possível antecipar sobre a tarefa.
- Use métodos consagrados: Experimente modelos como o 5W2H ao estruturar pedidos.
- Pense em etapas: Confie que a evolução do projeto se dará progressivamente.
Para quem deseja transformar o atendimento ao cliente, recomendo conhecer experiências de inovação no serviço com chatbots. Isso ilustra bem a diferença que um bom alinhamento faz.
Quanto melhor você explica, melhor o assistente virtual responde.
Se você busca apoio para construir ou implantar assistentes virtuais, recomendo conhecer as soluções da QWize Inteligência em Tecnologia. Com suporte consultivo e tecnologia de ponta, estamos prontos para impulsionar resultados reais – e bem alinhados ao que mais importa para a sua empresa.
